11 Peran Penting Guna Sekseskan Event Besar, Berikut 5 Tips Memilih Jasa EO yang Tepat

Laporan Wartawan Tribun Jabar, Muhamad Nandri Prilatama

TRIBUNPRIANGAN.COM, BANDUNG - Pernahkah berpikir bagaimana bisa acara besar dan penting dapat berjalan sukses?

Perlu diketahui bahwa setiap acara yang digelar, terdapat peran-peran penting yang memiliki tugasnya masing-masing.

Chief Executive Officer Vecha Event, Billi Sandi Pratama, memberikan penjelasan terkait sebuah acara bisa berjalan lancar melalui sebuah tim dengan tugas dan kontribusinya masing-masing.

Baca juga: 9 Tips Lolos CPNS 2024 untuk Fresh Graduate, Salah Satunya dengan Mempelajari Soal CPNS Tahun Lalu

Berikut penjelasannya:

1. Project manager

Merupakan otak di balik perencanaan dan pelaksanaan.

Project manager yang mengkoordinasikan semua aspek acara dari anggaran sampai jadwal.

Mereka memastikan segala sesuatunya berjalan sesuai rencana dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul.

"Mereka ini menentukan strategi untuk memulai proyek event, mengevaluasinya dan memahami persyaratan proyek, menganalisisnya sampai membawa profesional yang dibutuhkan serta memantau kemajuan pekerjaan," katanya, Rabu (31/7/2024).

Baca juga: 9 Tips Mudah Lolos Seleksi CPNS 2024 untuk Fresh Graduate

2. Show Director

Dia memimpin jalannya acara secara keseluruhan dan bekerja langsung dengan berbagai tim untuk memastikan setiap segmen acara berjalan mulus.

Mereka juga yang bertanggung jawab memberikan arahan dan memimpin latihan untuk memastikan semua siap.

3. Stage manager

Posisi ini menyusun segala sesuatunya di atas panggung. Stage manager juga yang memastikan set, properti, dan penampilan siap sebelum acara dimulai.

Mereka mengordinasikan pergerakan artis dan tim di belakang panggung selama acara berlangsung.

Baca juga: 5 Tips Efektif untuk Persiapan Ujian Sekolah Kenaikan Kelas untuk Anak SD

4. Floor Director

Mereka biasanya mengatur area lantai dan memastikan semua pengunjung dan peserta berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Mereka berfungsi sebagai penghubung antara panggung dan area acara, menjaga alur kegiatan tetap teratur.

"Penting bagi FD memastikan area produksi aman dan bebas dari hambatan yang bisa mengganggu jalannya acara," ucapnya.

5. Technical Production

Mereka mengelola semua aspek teknis acara, sekaligus menangani peralatan audio visual dan mekanisme teknis lainnya.

Mereka bertanggung jawab memastikan sistem suara, video, dan efek khusus berfungsi dengan baik selama acara.

Baca juga: 6 Tips dan Trik Menjawab Soal Materi TKP untuk Seleksi CPNS 2024

6. Lighting Designer

Mereka merancang pencahayaan untuk acara. Lighting designer memilih jenis lampu, warna, dan intensitas cahaya untuk menciptakan suasana yang diinginkan.

Mereka berperan penting dalam menambah efek visual dan atmosfer.

7. Sound Engineer

Mengatur dan mengelola sistem audio, sound engineer memastikan kualitas suara optimal.

Mereka melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan dan mengatasi masalah suara yang mungkin muncul.

8. Liaison Officer

Berfungsi sebagai penghubung antara pihak penyelenggara dan pihak luar, liaison officer memastikan semua kebutuhan dan permintaan dari media, sponsor, atau tamu VIP terpenuhi dengan baik.

"Biasanya bintang tamu atau tamu VIP serta MC membutuhkan LO ini," katanya.

9. General Affair

Mengurus segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan umum acara, tim ini mengelola logistik, perlengkapan, dan fasilitas.

Mereka memastikan semua aspek umum acara berjalan dengan lancar.

10. Runner

Bertindak cepat untuk memenuhi berbagai permintaan mendadak, runner membantu mengambil barang, menyampaikan pesan, dan membantu berbagai tim dengan tugas-tugas yang diperlukan selama acara.

11. Social Media Specialist

Mengelola semua aktivitas di media sosial terkait acara, social media specialist bertanggung jawab untuk memposting update, berinteraksi dengan audiens, dan mempromosikan acara untuk meningkatkan visibilitas dan keterlibatan.

"Kami bekerja menggunakan value mantap (menghargai, adab, non toxic, terampil, agile, dan proaktif," ucap Billy.

Kesuksesan sebuah acara tidak lepas dari kerja keras tim event organizer yang solid dan terorganisir. Setiap peran membawa kontribusi unik yang memastikan acara berjalan lancar dan memberikan kesan mendalam.

Kemudian, berikut tips memilih EO untuk sukseskan acara Anda:

1. Simak portofolio jasa EO

Sebelum memilih jasa EO, Anda harus melihat portofolio jasa EO yang hendak dipilih. Perhatikan acara apa saja yang pernah ditangani EO bersangkutan, bagaimana cara mereka merancang dan menjalankan acara tersebut, serta bagaimana respons masyarakat terhadap acara yang mereka kelola.

2. Perhatikan testimoni atau ulasan klien EO

Testimoni atau ulasan klien dari jasa EO yang hendak Anda pilih dapat memberikan gambaran tentang kinerja jasa EO tersebut.

Anda perlu membandingkan portofolio acara yang sudah dikelola oleh jasa EO dengan testimoni atau ulasan klien. Hal ini akan memudahkan Anda melihat kinerja EO.

3. Pelajari jasa yang ditawarkan dan sesuaikan dengan anggaran

Biasanya, jasa EO menawarkan berbagai jasa, mulai dari konsep besar acara, sampai hal-hal kecil dan detail seperti pilihan suvenir, desain poster, dan lainnya.

Jika sudah mempelajari jasa apa saja yang ditawarkan EO, maka Anda dapat menyesuaikan dengan anggaran atau budget acara.

Pastikan Anda memilih layanan jasa EO yang sesuai dengan kebutuhan acara agar tidak over budget.

4. Pastikan Kedisiplinan EO

Kedisiplinan menjadi faktor terpenting dalam keberhasilan sebuah acara.

Karenanya, Anda harus memastikan jasa EO yang dipilih selalu disiplin dalam berbagai hal.

Dengan memastikan kedisiplinan jasa EO, acara yang Anda selenggarakan akan terlaksana tepat waktu sesuai rencana.

5. Selalu berdiskusi dengan jasa EO

Anda perlu memilih jasa EO yang mudah dan nyaman untuk diajak berdiskusi terkait acara yang akan diselenggarakan.

Biasakan untuk selalu berdiskusi bahkan tentang hal-hal terkecil sekalipun.

Sebab, komunikasi merupakan faktor penting dalam keberhasilan sebuah acara.

Diskusikan pula tentang prosedur pengerjaan, progres perencanaan acara, dan rincian biaya, supaya Anda dan jasa EO mencapai kesepakatan bersama.

Hal ini dapat menghindarkan Anda dan jasa EO dari kesalahpahaman yang tidak perlu. [*]